La technique des post-it qui s’accumulent n’a pas fait ses preuves ? Celle des to do List à rallonge non plus ? Alors pour gagner en efficacité, il est temps de prendre en main sa gestion du temps.
Etre manager, dirigeant, entrepreneur… c’est gérer une multitude de dossiers urgents. Vous vous dites que tout est important, alors le soir avant de vous coucher, vous rallumez l’ordinateur pour écrire des mails ou relire certains dossiers. Malheureusement, cela empiète sur votre vie privée et à terme, sur votre santé.
Parce que bien organiser son planning permet d’être plus productif, de donner du sens à ses actions et procure un sentiment de satisfaction, voici les 8 conseils pour vous aider à mieux gérer votre temps et laisser la place aux priorités.
1. Cultiver votre productivité
Avant de vous lancer dans la rédaction de votre planning, nous vous conseillons de tenir compte de vos aspirations propres. Cela évite les frustrations.
Vous avez besoin de passer du temps avec vos collègues, de discuter le matin autour d’un café, de lire votre livre du moment ou de poster vos humeurs sur Facebook. Alors prenez le temps de le faire, ne sacrifiez pas ces petits espaces de liberté sur l’autel de la productivité, ça risque d’être contre-productif !
Si, sur la pause déjeuner, vous vous sentez bien après une heure de sport, commencez par planifier cette heure dans votre agenda. C’est une question d’autosatisfaction, mais c’est très important.
Une fois que ces petits espaces de temps personnels sont identifiés et planifiés, vous pouvez passer à la suite, car vous avez déjà fait la différence entre qualité du temps passé et quantité de temps, ce qui est très souvent ignoré dans les méthodes de gestion du temps.
2. Se fixer des objectifs
Annuel, mensuel ou hebdomadaire, les objectifs vous donnent la direction. Ils vous permettent de passer de l’idée à l’action en mettant en avant vos axes prioritaires. C’est votre principale source de motivation ! Pour définir des objectifs clairs, précis et réalisables, vous pouvez utiliser la méthode SMART : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réalisable, et définis dans le Temps.
Une fois les objectifs établis, vous pouvez mettre en place un rétro-planning pour organiser vos projets à court, moyen et long terme et évitez.
3. Définir ses priorités
Travailler dans l’urgence affecte notre capacité de réflexion, nos prises de décisions et notre processus de créativité. Sur du long terme, il peut même être cause de burn-out.
C’est pourquoi, il est essentiel de prioriser et hiérarchiser vos différentes tâches afin d’être efficace dans votre travail et dans la réalisation de vos objectifs. Et d’éviter d’être sous pression.
Vous êtes rapidement pris dans les réunions, les sollicitations extérieures ou les urgences…, faites la différence entre ce qui est urgent et important. Pour cela, aidez-vous de la matrice Eisenhower. Elle vous permet de classifier vos actions selon le degré d’importance et d’urgence. Mais aussi, de prendre du recul et de voir ce qui est utile de ce qui ne l’est pas.
4. Planifier
Il est temps maintenant de passer à la rédaction de votre planning. Rédigez votre planning sur une semaine en mettant le cap sur les choses importantes. En plus de votre planning hebdomadaire, vous pouvez mettre en place un planning journalier en préparant la journée du lendemain le soir avant de quitter le bureau.
Lors de la rédaction de votre planning, réservez-vous également des plages « déconnectées » ou vous allez couper votre téléphone, quitter votre messagerie et ne répondre à aucune sollicitation afin d’éviter les temps de reconnections. En effet, il nous faut environs 3 minutes pour reprendre un dossier où on l’avait quitté avant de se faire déranger… Autant de temps perdu.
5. Se fixer une limite de temps
Comme nous indique la loi de Parkinson, plus on a du temps pour effectuer une tâche, plus cette tâche prend du temps. C’est pourquoi, il ne faut pas sous-estimer le temps à passer sur vos dossiers.
Intégrer des délais pour chacune de vos missions, vous permet de gagner en productivité, rester concentré et de réaliser vos tâches dans le temps imparti. Mais aussi, ça vous évite de procrastiner, de passer trop de temps sur des choses qui n’en demande pas autant et réduire votre niveau de stress.
Et si l’une de vos tâches demande plus de temps que prévu, rien ne vous empêche de déborder sur le temps ou de la reprendre après une pause.
6. Réaliser une tâche à la fois
A l’ère du monde moderne et de son hyper-connexion, on a pris l’habitude de faire plusieurs choses à la fois : lire ses mails, répondre au téléphone, regarder les infos, les réseaux sociaux… Se disperser en changeant de tâche régulièrement, nous fait faire des va et viens sur les dossiers, coupe notre concentration et baisse notre productivité. C’est pourquoi, être focus sur une seule et même tâche, vous permet de garder votre esprit concentré, mieux gérer votre temps et d’être plus efficace.
Pour garder votre esprit alerte et laisser reposer votre cerveau, vous pouvez alterner entre des tâches qui demandent beaucoup et moins de concentration. Mais aussi, prévoyez des créneaux libres pour répondre aux imprévus et aux différentes sollicitations : nouveaux dossiers, réunions, rendez-vous clients...
7. Utiliser des outils efficaces
Agendas partagés, outils de partage, messageries instantanées… Il existe de nombreux outils collaboratifs qui centralisent et facilitent le partage d’informations. Travailler sur des outils performants adaptés à vos besoins, vous permet de déléguer, organiser les réunions et de retrouver les informations nécessaires. Plus besoin de chercher dans les mails ou de mobiliser les équipes ! Grâce à l’utilisation de ses outils vous gagnez en productivité et optimiser votre temps de travail.
8. Savoir s’arrêter
Statistiquement, nous sommes inefficaces après une heure, voire une heure et demie de concentration. Votre planning doit tenir compte des temps de pause et de récupération nécessaires avant de vous plonger dans un nouveau dossier. Les rythmes biologiques sont propres à chacun alors essayez de repérer les moments de la journée où vous êtes plus attentif, plus concentré ou plus relaxé, votre emploi du temps doit être calqué sur votre chronobiologie.
« La chronobiologie correspond à l’étude des rythmes biologiques dans l’organisme. Ce domaine a connu un boom au cours de ces dix dernières années : les chercheurs ont découvert de nombreux mécanismes de régulation des horloges internes et évaluent de mieux en mieux l’impact majeur de son dérèglement sur la santé. Concrètement, presque toutes les fonctions de l’organisme sont soumises au rythme circadien, c’est-à-dire à un cycle de 24 heures. Ainsi, les troubles de ce rythme peuvent avoir des conséquences aussi bien sur le sommeil que sur le métabolisme, le fonctionnement du système cardiovasculaire, du système immunitaire… Les avancées en chronobiologie ont valu un prix Nobel à trois généticiens américains en 2017. » Citation de l’INSERM.
Maintenant vous avez toutes les clés pour bien organiser votre emploi du temps et dire stop au « rushing » (phénomène de travailler dans l’urgence). Alors en route vers un planning efficace, réaliste et épanouissant !
